Catering · Coordinación
Coordinamos catering, pruebas de menú y alérgenos para que el banquete salga a su hora y sin sorpresas.
Eventos Alma Málaga · Catering
Un buen catering no se improvisa el día del evento: se construye durante meses, con una prueba de menú bien planteada, una lista de alergias que nadie pierda por el camino y un timing de servicio pactado con la cocina. En Málaga, donde se come bien casi en cualquier sitio, la diferencia entre un banquete correcto y uno memorable está en la coordinación. Os contamos cómo la llevamos nosotros.
Cuando una pareja o una familia nos dice «ya tenemos catering», lo primero que preguntamos es qué falta por cerrar. Casi siempre falta lo importante: la prueba, el listado de intolerancias, el menú de los más pequeños y el horario de cada plato. Contratar es solo el primer paso.
Nuestro trabajo consiste en ser el puente entre vosotros y la cocina. Traducimos vuestros gustos a una propuesta concreta, recogemos las necesidades de los invitados, comprobamos que el equipo del catering las ha entendido y vigilamos que el día del evento todo salga a su hora. Si todavía estáis eligiendo empresa, tenéis una visión general en nuestra página de catering para bodas y comuniones en Málaga; aquí nos centramos en lo que ocurre después de elegir.
Trabajamos con una idea sencilla: todo lo que se decide debe quedar escrito y todo lo escrito debe llegar a quien lo ejecuta. Parece obvio, pero la mayoría de problemas de catering nacen de un cambio acordado de palabra que nunca llegó a la cocina, o de una alergia mencionada en un mensaje que nadie reenvió. Por eso mantenemos un documento compartido con el menú vigente, el listado de necesidades especiales y el cronograma, y avisamos al catering de cada modificación.
Este método sirve igual para una boda de doscientas personas en una finca que para una comunión íntima o una cena de empresa. Cambia la escala, no el orden de las tareas.
No es una cata para quedar bien: es una reunión de trabajo con buena comida.
La prueba debe parecerse al servicio real: mismas raciones, misma presentación y, si es posible, la misma temperatura. Un plato que funciona a mediodía en una cocina tranquila puede comportarse distinto con cientos de cubiertos y un traslado a una finca. Preguntamos siempre cómo se adapta cada propuesta al lugar donde se servirá.
Nos sentamos con vosotros con un cuaderno. Anotamos qué sobra, qué falta, qué sorprende y qué se queda frío demasiado pronto. Al terminar, el equipo del catering recibe un resumen por escrito con los cambios acordados, para que nadie dependa de la memoria de una conversación.
Un menú es un conjunto, no una suma de platos. Revisamos el ritmo entre aperitivo, entrantes, principal y postre, el equilibrio entre carne, pescado y opción vegetariana, y que la bebida acompañe. Lo que se aprueba en la prueba es lo que se pone por escrito en el contrato.
Una prueba de menú dura un par de horas y suele hacerse una sola vez, así que conviene llegar con los deberes hechos. Estas son las cosas que repasamos con vosotros antes de ir:
Hay otra cuestión que conviene aclarar antes de la prueba: qué se puede cambiar después. Muchos caterings admiten variaciones hasta cierta fecha y, a partir de ahí, el pedido a proveedores ya está en marcha. Preguntamos cuál es el plazo para confirmar el número final de comensales, hasta cuándo se puede modificar un plato y cómo se trata una baja de última hora. Con esas tres respuestas por escrito, el contrato deja de ser un papel que se archiva y pasa a ser una herramienta de trabajo.
También revisamos qué incluye realmente el precio por persona: bebidas, cafés, recena, mantelería, personal de sala, vajilla, cristalería o desplazamiento. En eventos fuera de la capital, como los de la Axarquía o Antequera, el transporte y el montaje de cocina pueden marcar la diferencia entre dos presupuestos que a primera vista parecen iguales.
Si la prueba no se incluye en el contrato, pedidla por escrito. Y si se cobra aparte, preguntad cuántas personas pueden asistir y si el coste se descuenta del servicio final. Son detalles pequeños que evitan sorpresas.
Es la parte del catering que menos se ve y la que más importa. Una reacción alérgica en un banquete no es una anécdota: es una urgencia. Por eso tratamos las alergias como un procedimiento con responsables, no como una nota al margen en el correo.
La normativa europea obliga a los establecimientos a informar sobre los catorce alérgenos de declaración obligatoria, entre ellos gluten, huevo, pescado, frutos secos, leche, marisco, soja o sulfitos. Cualquier catering serio debe saber decir qué lleva cada plato; nosotros, además, pedimos que lo hagan por escrito y que lo cotejen con el menú final.
Distinguimos entre alergia, intolerancia y preferencia. Una alergia puede ser grave y exige separación real en cocina, utensilios y emplatado. Una intolerancia requiere adaptación y cuidado. Una preferencia, como no tomar carne o no comer picante, se resuelve con una buena alternativa. Cada caso se anota con su nombre y apellidos, su mesa y su gravedad.
Incluimos una pregunta específica sobre alergias e intolerancias en el formulario de confirmación de asistencia, con un campo libre para detalles. Cuanto antes se pregunte, menos olvidos hay; los invitados de última hora se gestionan aparte.
Unificamos todo en una hoja con nombre, mesa, alérgeno y gravedad. Si hay dudas, contactamos con el invitado o con su familia. Una alergia a «frutos secos» no es lo mismo que una alergia al cacahuete, y la cocina necesita saber la diferencia.
Enviamos el listado al responsable del catering y pedimos confirmación de lectura y propuesta de plato alternativo. Revisamos que el sustituto sea completo y no un simple «lo mismo, pero sin». Nadie debería comer una guarnición triste porque tiene una intolerancia.
La víspera hacemos una última comprobación y, el día del evento, el personal de sala recibe el plano con las mesas afectadas. Los platos especiales salen identificados y se sirven los primeros, para evitar confusiones con el resto.
Si un invitado tiene una alergia grave, conviene hablar directamente con él o con quien le acompañe. Una conversación de cinco minutos aporta más seguridad que cualquier hoja de cálculo.
En comuniones, bautizos y muchas bodas, los niños son una parte importante de la mesa. El menú infantil suele ser el gran olvidado: se cierra el último y se resuelve con lo más fácil de la carta. Merece algo más de atención, aunque solo sea porque un niño bien alimentado y entretenido hace que los adultos disfruten del banquete.
Lo que solemos pactar con el catering:
Si el evento es una celebración infantil, como las que organizamos en comuniones en Málaga, el menú infantil pasa a ser el protagonista y se diseña desde cero con la misma seriedad que el de los adultos.
Un menú excelente que llega frío o con una hora de retraso deja de serlo.
Todo esto se ajusta al tipo de celebración. En una boda, el banquete suele ser el eje de la tarde y admite un ritmo pausado; en una cena de empresa, los horarios son más ajustados y el servicio tiene que ser ágil, algo que cuidamos en eventos de empresa en Málaga; en un cumpleaños o una fiesta, la comida convive con la música y los juegos, y el catering debe adaptarse a un ambiente más informal.
El cronograma final se entrega al catering al menos una semana antes. Lo que no está por escrito se interpreta, y las interpretaciones se pagan en minutos de espera.
Cuando empieza el servicio, nuestro papel es discreto pero constante. Hablamos con el jefe de sala, vigilamos que los platos especiales salgan primero y comprobamos que los discursos no coincidan con el emplatado de un principal. Coordinamos también con el resto de proveedores: la música baja cuando entran los platos, el equipo de fotografía y vídeo sabe cuándo es el mejor momento para captar el brindis y el DJ espera nuestra señal para el baile.
Según el lugar, el reto cambia. En una finca o cortijo importa la logística del traslado de comida y la temperatura; en una bodega de la Serranía, la distancia a la cocina; en la playa, el viento y el sol. Lo hemos visto en bodas en la playa de la Costa del Sol y en bodas en Ronda, y en cada caso el plan se adapta al terreno.
Una última cosa que cuidamos es la bebida, que forma parte del menú aunque se suela decidir aparte. Pactamos con el catering qué vinos, cervezas, refrescos y opciones sin alcohol se sirven, en qué momento se abre la barra y qué ocurre si el evento se alarga. Una buena opción sin alcohol, bien presentada, es un detalle que los invitados agradecen más de lo que se dice.
Y después del evento, cerramos el círculo: repasamos con el catering qué funcionó y qué no, recogemos las incidencias si las hubo y comprobamos que la factura coincide con lo pactado, incluidos los comensales finales y los servicios extra. Es un trabajo poco vistoso, pero evita malentendidos y deja una relación sana con un proveedor con el que probablemente volvamos a trabajar.
Pedid siempre un contacto directo en cocina y otro en sala, con teléfono. En un evento grande, saber a quién llamar ahorra muchos minutos.
Lo habitual es entre cuatro y seis meses antes del evento, cuando ya hay catering contratado pero todavía queda margen para cambiar platos. En eventos de temporada alta, es mejor no apurar.
Depende de cada empresa, y conviene preguntarlo antes. Nosotros recomendamos ir pocos y con criterio, para decidir sin demasiadas voces.
Comunicádnosla cuanto antes. Cuanto más cerca esté el evento, más difícil es conseguir una alternativa completa, aunque casi siempre se encuentra una solución si se avisa con unos días de margen.
Normalmente sí, pero conviene que la cocina explique cómo evita el contacto con el gluten en la elaboración y el servicio. Pedimos esa información por escrito.
No es obligatorio, pero suele ser buena idea. Muchos niños comen mejor con raciones y sabores adaptados, y se evita que se queden sin comer un menú pensado para adultos.
Sí. Podemos incorporarnos en cualquier punto, revisar el contrato, organizar la prueba, gestionar las alergias y dirigir el timing el día del evento.
Contadnos qué evento tenéis entre manos y cómo va vuestro catering, y os diremos qué falta por cerrar.